陕科大党办〔2020〕8号

陕西科技大学公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范学校公文处理工作，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）《党政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-2012）《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号）以及《中共陕西省委教育工委 陕西省教育厅机关公文处理办法》（陕教工〔2019〕24号），结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校党委、行政及校属各单位的公文处理工作。

第三条 公文是学校实施管理、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布各类规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

本办法所指公文包括各类纸质公文和电子公文。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学校公文处理工作实行分级负责、归口处理的工作机制。学校党委办公室、校长办公室（以下简称党办、校办），负责学校各类综合性公文和重要公文的处理，并对校属各单位公文处理工作的规范性进行业务指导。各单位要重视公文处理工作，重要公文应由本单位主要负责人亲自起草或主持起草。各单位办公室具体负责本单位公文处理工作。涉及几个单位的公文，可由一个单位牵头，联合处理。

第六条 除涉密及不宜公开的文件外，学校的公文一般通过OA系统进行处理。

第二章 公文种类

第七条 学校公文种类主要有决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。

（一）决议。适用于会议讨论通过的重要决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和安排、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）公告。适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。

（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布规章制度、传达上级指示、转发或批转公文、发布要求有关单位办理、执行或周知的事项。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属的业务部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由版头、主体、版记三部分组成。公文首页红色分割线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

（一）版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人等要素组成。

1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

4.发文单位标志。由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文单位全称或规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

中共陕西科技大学委员会、陕西科技大学，中共陕西科技大学委员会办公室、陕西科技大学校长办公室，中共陕西科技大学纪律检查委员会，陕西科技大学工会委员会，共青团陕西科技大学委员会的发文单位标志可由发文单位全称加“文件”二字组成；校内其他各单位（包括各类常设性议事协调机构）的发文单位标志统一使用发文单位全称，不加“文件”二字。

5.发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。发文单位代字由学校统一编制（附件1）。

6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（二）主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。

1.标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

2.主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。

3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。

4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。正文中已写明报送、转发、印发、批转等字样的文件，不加附件说明，不标注“见附件”说明。

5.发文单位署名。署发文单位全称或规范化简称。

6.成文日期。署会议通过或发文单位负责人签发的日期。

7.印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。

8.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

9.附件。公文正文的说明、补充或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

（三）版记由抄送单位、印发单位和印发日期等要素组成。版记的位置一定在偶数页上。

1.抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位。

2.印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（四）页码。公文页数顺序号。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）执行（附件2）。公文用纸幅面采用国际标准A4型，左侧装订；特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十一条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。学校及党办、校办可以对上对下、对内对外行文。校纪委、校工会、校团委可在职责范围内，分别以本单位名义对上级及外单位的纪检部门、工会组织、团组织行文；校内具有独立法人资格的单位可在业务范围内以本单位名义对外行文。其他单位仅在校内行文。

第十二条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。

（一）向上级单位行文，应当遵循以下规则：

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不得抄送下级单位。

2.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。请示须在附注处注明联系人和联系方式。

3.除上级单位负责人直接交办事项和必须报送的涉密事项外，原则上不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文，也不得在向上级单位报送公文的同时并列主送或抄送上级单位负责人。

4.受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

（二）向下级单位行文，应当遵循以下规则：

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级。

2.以学校名义下发的公文，经校党委或行政批准后，由党办、校办统一印发。涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间应协商一致后方可行文。

3.向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

（三）不相隶属单位之间行文，应当遵循以下规范：

1.学校向不相隶属的单位行文，一般用函、意见等文种。对于校外单位征求学校意见的公文，应当按照对等原则以学校函件形式回复。

2.校内同级单位可以相互行文，必要时可联合行文。

在各自职权范围内，学校党群各机关部门可以向二级单位党委（党总支、直属党支部）等单位行文，机关各处室，各直属单位可以向各学院（部）等行文，文种可为函、通知、通报、意见、纪要等，不应使用决定、决议、批复等下行文形式。

各二级单位党委（党总支、直属党支部）、各学院（部）、各直属单位如需以公文形式向学校党政部门提交审批事项、商洽工作、询问和答复问题，应使用函的形式；向学校领导、校级工作委员会或工作领导小组请示、汇报工作时，应使用请示、报告等上行文形式。

第五章 发文办理

第十三条 发文办理的主要程序是：

（一）起草。公文起草应当做到：

1.符合党的路线、方针、政策和国家法律法规及上级有 关指示，完整、准确地体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

2.确保内容真实准确、贴合校情，提出的政策、措施切实可行。

3.观点明确，条理清晰，内容简洁，文字精炼，结构严谨，表述准确，格式规范。除中长期规划等文件外，严格控制公文篇幅。报送上级机关的请示和报告，正文一般不超过 1500 字。

4.人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文、密级等应当准确。公文中文字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。

5.如有涉及校内其他单位职权范围内的事项，起草单位 应主动与其协商并会稿。会稿单位主要负责人须核对需要本单位配合执行或者核定的事项，签署意见之后方可行文。

（二）审核。以校党委、行政名义或以党办、校办名义印发的公文，拟稿单位要认真填写发文单，由单位主要负责人审核并签署意见后，提交党办、校办核稿；如内容涉及到几个部门的，以主办部门为主拟文，相关部门会签后提交。严禁越级直接将文稿送校领导签发。

审核的重点是：

1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。

2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是

否完整准确体现学校意图，所提措施办法是否切实可行。

3.涉及有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确。

5.经审核不宜发文的文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

（三）签发。签发时应注意：

1.凡以学校党委、行政名义或以党办、校办名义制发的公文，综合性的、重大的问题由学校主要领导签发；业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发。已经学校领导签批的公文，如需修改的，应送党办、校办审核处理，作实质性修改的须报原签批人复审。

2.以校属各单位名义制发的公文，应由本单位主要负责人签发。以各职能部门名义制发的涉及全校性工作的政策性公文，应请示分管校领导签发。

3.会议纪要由会议主持人签发。会议讨论通过的规章制度，必须注明会议名称和会议通过日期。

（四）复核和登记。经学校领导签批的公文，由党办、校办进行复核、排版、登记发文字号，并由拟稿人进行最后校对。各单位办公室应对本单位发文进行详细登记备案。

（五）印制和发布。公文印制须确保质量和实效，印制完毕后应对公文的文字、格式、印刷质量进行核查后印发。通过OA系统发布的电子公文，原则上除存档外不再印制纸质件。

第六章 收文办理

第十四条 学校收文范围包括校外来文、校内请示/报告。办理程序包括：签收登记、拟办送呈、传阅批办、承办督办、整理归档等程序。

（一）签收登记。来文由党办、校办收文处理人员签收，注明签收时间，并根据来文单位和文件性质进行编号登记。各单位直接收到的上级部门正式公文，或外出开会带回正式公文，须及时移交党办、校办统一收文办理，不得直接签批、传阅，不得擅自留存、丢弃或销毁。

（二）拟办送呈。党办、校办收到文件，须填写收文传阅单，并在1个工作日内提出拟办意见，及时送呈学校领导批示或转有关单位办理。紧急公文应当明确办理时限。

（三）传阅批办。根据领导批示和工作需要，将公文转送传阅对象阅知或办理。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（四）承办督办。党办、校办根据领导批示或工作需要，将公文及批示意见于当日内分送承办单位或个人办理。公文承办单位和个人应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，须及时向党办、校办说明情况。

公文承办中遇有涉及其他单位职责的事项，主办单位应主动与有关单位协商；若有分歧，主办单位负责人应主动协调，经协调仍不能取得一致意见时，要提出明确意见直接报有关校领导协调解决，或经党办、校办报有关校领导协调解决。

党办、校办负责文件流转过程的督办工作，及时了解掌握公文的办理情况，做到紧急公文跟踪督办，重要公文和领导有明确批示意见的公文重点督办，一般公文定期督办。

（五）整理归档。公文办结后，各单位应及时对阅批过的公文及收文传阅单进行登记，并与公文原件一并保存。需要归档的公文和有关材料按照《高等学校档案管理办法》和学校档案管理相关制度要求及时收集、整理、归档。

第七章 公文管理

第十五条 学校各单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第十六条 学校各单位公文应指定专人负责统一管理，并及时立卷、归档。

第十七条 新设立单位应当向党办、校办提出发文立户申请，经审查符合条件的，列为发文单位；单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十八条 公文的撤销和废止，由发文单位或其上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第十九条 涉密公文的办理必须严格按照国家保密规定和学校保密工作制度执行，由党办、校办统一归口管理。

第八章 附 则

第二十条 本办法自发布之日起施行，由党办、校办负责解释。

附件：1.1.陕西科技大学发文代字一览表

1.2.陕西科技大学公文格式编排示例

附件1.1

陕西科技大学发文代字一览表

校党委、行政发文代字

纪委发文代字

党群部门发文代字

行政部门、直属单位、其他单位发文代字

设党委（党总支、直属党支部）的职能部门发文代字

学院（部）发文代字

陕西科技大学党组织会议记录格式规范

为进一步提高学校党的建设科学化水平，加强各级党组织规范化建设，特制定学校党组织会议记录格式规范。

一、记录格式必须完整规范

党组织会议记录应主要包括会议名称、会议组织情况、会议内容和结尾等四个部分。各部分共同组成会议记录的有机整体，要全面完整的记载清楚，不得随意取舍（格式详见附件）。

1.会议名称。一般为XXXX党委（党总支、直属党支部、党支部等）XXXX年第X次会议。

2.会议组织情况。包括会议时间、会议地点、主持人、出席人、列席人、缺席人及原因、记录人、会议议题等。

3.会议内容。主持人讲话内容，汇报人姓名及汇报内容，与会人员发言、讨论情况，决议内容等。

4.结尾。在会议正文记录完毕后，另起一行书写“会议结束”。

二、记录内容必须真实准确

1.坚持实事求是。会议记录要客观地记载会议情况，真实地反映会议的内容和全过程。要尽可能完整的记下发言者的原话，忠实于发言者的原意，不得带有记录者个人主观观点，不得任意增删和改动。记录要突出重点，有详有略，重要的内容和发言要详记，不重要的或与会议无关的可以略记或不记。

2.坚持客观精准。对于一些重要会议，可以会上录音、会后整理，力求准确还原发言者每一句话，如实反映会上的讨论情况。会后，根据录音整合要素、通顺语句、规范格式，完善记录内容。完成后，再次对记录内容查漏补缺，并对引用、文件名、人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实校对。

3.坚持表达准确。会议记录一定要层次清楚，语句通顺，字迹工整，不能产生曲解和疏漏，更不能支离破碎，言不及义，挂一漏万，丧失依据作用。对会议内容、讨论发言情况及会议过程、决议等要力求准确，特别是主要领导的发言，对关键问题或有争议问题的发言，要准确记录原话。对没有听清楚或发言者表达不清楚的，不能凭主观想象任意推断，应找有关人员和发言者本人进行核实。

三、会议记录必须专人专本

1.对记录人员的要求。会议记录人员须为中共党员，应挑选政治强、纪律严、作风硬、业务精的同志担任。记录人员要自觉履行职责，严格按照本《规范》要求，一丝不苟做好记录，并对会议记录的真实性和完整性承担责任。记录人员一经确定，一般不得随意更换。

2.对记录文本的要求。会议记录本应由各单位自行选定，原则上不能为“活页”本；应做到专本专用，不得与其他会议记录混用。

四、监督检查必须全面到位

1.严格进行自查。各党组织要对会议记录情况进行定期自查，督促记录人员认真做好记录工作，对不能履行职责的记录人员要及时进行帮助教育。

2.认真开展督查。组织部要不定期对二级单位党组织及各师生党支部进行抽查，重点检查党组织议事决策、教育学习的会议记录及相关原始材料，查问题、拉清单、建台账、抓整改。

3.明确工作责任。对会议记录发生丢失、毁损、泄密等情况的，要严格追究有关人员的责任。

五、存档借阅必须从严管理

会议记录是本单位研究重大事项的文字依据，必须妥善管理。会议记录本不能涂改、增删，更不能随意销毁，用后应及时归档，每年底组织盘点。会议讨论干部人事任免事项，采用无记名投票表决方式进行的，则投票表决的原始资料也一并存档备查。

六、附则

本规范适用于校内各级党组织会议记录。

附件：陕西科技大学党组织会议记录格式范例

陕西科技大学党组织会议记录格式范例

时间：××××年××月××日  上/下午××:××

地点：××

主持：×××

记录：×××

出席：党委班子（支委会/支部）成员（姓名）

列席：×××（职务）、×××（职务）……

缺席：×××（缺席原因，如学习、出差、生病、无故等）

会议议题：（举例说明）

1.讨论党委××××年工作要点

2.研究预备党员转正事项

×××（主持人）：今天，我们召开××××年第××次党委，有××人出席，超过应到会人员半数，可以开会。今天会议有两项议题：一是讨论通过党委××××年工作要点。二是研究×××、×××同志的转正。下面我先把党委××××年工作要点（提交会议讨论稿）向大家做一说明。

（介绍党委××××年工作要点）

请与会同志酝酿，充分发表意见。

×××（姓名）：……

[详细记录每位同志的发言]

×××（主持人）：同志们，刚才我们对党委××××年工作要点进行了讨论，大家提出了许多宝贵的意见。下来后，请×××对要点进行进一步修改完善。

下来研究第二项议题，关于预备党员转正。

请×××介绍预备党员情况。

请与会同志酝酿，充分发表意见。

×××（姓名）：……

[详细记录每位同志的发言]

×××（主持人）：刚才，各位都听取了对预备党员情况的介绍，大家也对预备党员的转正情况进行了充分酝酿。如没有意见，现在进行表决，同意×××同志按期转正的请举手，放下；不同意的请举手，无（×人）；弃权的请举手，无（×人），一致通过（同意的超过半数，通过）。

……[对每一位预备党员进行逐一表决]

决议：经党委××××年××月××日会议研究决定，同意×××、×××同志按期转为中国共产党正式党员。

本次会议既定议题已进行完毕，会议到此结束。